PDKS Nedir?
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların iş yerine giriş ve çıkış saatlerini kaydeden, mesai sürelerini hesaplayan ve devam verilerini raporlayan sistemlerin genel adıdır. Türkiye'de iş hukuku gereği işverenler, çalışanların çalışma sürelerini kayıt altına almakla yükümlüdür (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9: "İşveren, işçilerin çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır"; fazla mesai için Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği m.10).
PDKS sistemleri, manuel yoklama defterlerinden başlayıp günümüzde bulut tabanlı yazılımlara kadar evrilmiştir. Modern PDKS yazılımları (personel takip programları); giriş-çıkış takibi, vardiya yönetimi, puantaj hesaplama, izin yönetimi ve raporlama gibi kapsamlı işlevler sunar.
PDKS Ne İşe Yarar?
- Kim geldi, kim gelmedi: Giriş-çıkışlar anında görünür; geç kalma, erken çıkış ve devamsızlık fark edilir.
- Çalışma süresi: Fazla mesai ve eksik çalışma saat saat hesaplanır.
- Ay sonu: Kayıtlar izin, rapor ve tatillerle birleşip puantaja dönüşür, bordroya aktarılır.
- Denetim: Çalışma sürelerini gösteren düzenli bir kayıt oluşur.
Bir PDKS'nin Parçaları
- Kayıt yöntemi: Kart, QR kod, mobil uygulama; eskiden parmak izi ve yüz tanıma.
- Yazılım: Kayıtları toplar, vardiya ve izinlerle eşleştirir.
- Kurallar: Mesai saatleri, vardiyalar, geç kalma toleransı, fazla mesai ve tatil kuralları.
- Raporlar: Günlük giriş-çıkış listesi, günlük özet ve aylık puantaj.
PDKS Nasıl Çalışır?
- Tanımlayın: Çalışanlar, şubeler, vardiyalar ve kurallar sisteme girilir.
- Kaydedin: Çalışan giriş ve çıkışta kaydını oluşturur: kart okutur, QR okutur ya da uygulamadan düğmeye basar.
- Hesaplayın: Yazılım kaydı vardiyayla karşılaştırır; geç kalma, erken çıkış, fazla mesai ve devamsızlığı hesaplar.
- Onaylayın ve aktarın: Yönetici eksikleri düzeltir, ay sonunda puantaj onaylanır ve bordroya aktarılır.
PDKS Türleri
1. Parmak İzi Okuyuculu PDKS
En yaygın geleneksel yöntem. Personel parmak izini okutarak giriş-çıkış yapar.
Avantajlar: Kimlik doğrulamada yüksek güvenilirlik.
Dezavantajlar: Cihaz maliyeti (Eylül 2026'da çoğunlukla 5.600-8.000 TL/cihaz; bkz. PDKS fiyatları), hijyen sorunu, kuyruk sorunu, bakım maliyeti. En önemlisi: parmak izi biyometrik veridir; KVKK'nın 2026/921 kararıyla mesai takibinde kullanılamaz.
2. Kart Okuyuculu PDKS
Personel atanan kartını okutarak giriş-çıkış yapar.
Avantajlar: Hızlı işlem.
Dezavantajlar: Kart kaybolma/unutma, kart basım maliyeti, buddy punching (başkasının kartını basma) riski.
Maliyet: Kartlı cihaz çoğunlukla 4.100-5.600 TL, kart başına 10-16 TL (Eylül 2026).
3. Yüz Tanıma PDKS
Kamera ile yüz tanıma yaparak giriş-çıkış kaydeder.
Avantajlar: Temassız.
Dezavantajlar: Cihaz başına çoğunlukla 7.000-10.500 TL (Eylül 2026), ışık ve açı sorunları. En önemlisi: yüz verisi biyometrik veridir; KVKK'nın 2026/921 kararıyla mesai takibinde kullanılamaz.
4. QR Kod Tabanlı PDKS (Yeni Nesil)
Dinamik QR kodlar ile personel giriş-çıkış yapar. QRAY bu kategoride yer alır: QR kodlu PDKS programı.
Avantajlar: Sıfır donanım maliyeti, temassız, KVKK uyumlu, buddy punching önlenir, hızlı kurulum.
Dezavantajlar: Personelin akıllı telefonu olması gerekir.
5. Mobil PDKS
Personelin cep telefonundan konum bazlı giriş-çıkış yapması.
Avantajlar: Saha personeli için ideal, donanım gerektirmez.
Dezavantajlar: GPS manipülasyonu riski (QRAY bu riski canlı QR ile ortadan kaldırır: kod iş yerindeki ekranın başında okutulur; konum verisine dayanmaz).
PDKS Türleri Karşılaştırma Tablosu
| Yöntem | Biyometrik veri | Gereken donanım | Her şubeye cihaz | Başkası yerine kayıt |
|---|---|---|---|---|
| Kartlı | Hayır | Kart okuyucu + kart | Gerekir | Kart başkasına verilebilir |
| Parmak izi | Evet (mesai takibinde kullanılamaz) | Okuyucu terminal | Gerekir | Zor |
| Yüz tanıma | Evet (mesai takibinde kullanılamaz) | Kameralı terminal | Gerekir | Zor |
| QR kod | Hayır | Canlı QR için tablet, TV ya da bilgisayar; ya da kâğıda basılı sabit QR | Gerekmez (mevcut ekran yeterli) | Tek kullanımlık QR ve konum kontrolüyle zorlaşır |
| Mobil / butonla | Hayır | Yok (çalışanın telefonu) | Gerekmez | Konum kaydıyla zorlaşır |
Cihaz ve yazılım fiyatları için: PDKS fiyatları 2026.
PDKS Kayıtları Nedir, Nasıl Okunur?
PDKS kayıtları üç katmandan oluşur:
- Giriş-çıkış listesi: Kişi, tarih, giriş saati, çıkış saati, şube ve kayıt yöntemi.
- Günlük özet: Kim geldi, kim gelmedi, kim geç kaldı, kim izinli.
- Aylık puantaj: Her gün için bir kod (çalıştı, hafta tatili, izin, rapor…) ve ay toplamları. Kodların anlamı ve SGK kuralları için: puantaj nedir, nasıl tutulur?
Kayıtları okurken çıkışı olmayan (unutulmuş) kayıtlara, vardiya dışı girişlere, gece yarısını geçen vardiyalara ve fazla mesai saatlerine bakın; düzeltmeleri kimin yaptığı kayıtta görünmelidir.
PDKS Zorunlu mu?
Çalışma sürelerini kaydetmek zorunludur, PDKS kullanmak değil. İşveren çalışma sürelerini "uygun araçlarla" belgelemek zorundadır; kâğıt imza çizelgesi, Excel, kartlı sistem ya da PDKS olabilir. Fazla mesai ayrıca belgelenir ve kayıtlar 10 yıl saklanır. Ayrıntılar: PDKS yasal zorunluluk mu?
PDKS Nasıl Kurulur?
- Yöntemi seçin: Kartlı, QR ya da mobil. Parmak izi ve yüz tanıma artık mesai takibi için seçenek değildir.
- Şubeleri ve çalışanları tanımlayın: Çoğu sistem Excel'den toplu aktarımı kabul eder.
- Vardiyaları ve kuralları girin: Mesai saatleri, vardiya düzeni, geç kalma ve fazla mesai kuralları.
- Kayıt noktalarını hazırlayın: Cihazlı sistemde montaj ve kablolama; QR'da ekran ya da basılı QR.
- Çalışanlara duyurun: Aydınlatma metnini verin, bir hafta eski yöntemle paralel deneyin.
Cihaz almadan kurulum için donanımsız PDKS rehberine, adım adım QR kurulumu için QR kod ile personel takibi yazısına bakabilirsiniz.
Ücretsiz PDKS Programı Var mı?
Kâğıt imza çizelgesi ve Excel ücretsizdir, ama kayıtları elle toplarsınız ve eksik ya da hatalı kayıt riski azalmaz. Hesap için ücretsiz araçlar: puantaj hesaplama ve Excel puantaj cetveli, fazla mesai hesaplama ve Excel vardiya çizelgesi. Bulut PDKS'lerin çoğu ücretsiz deneme sunar; QRAY 14 gün ücretsiz denenebilir.
PDKS Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Maliyet
Geleneksel sistemler donanım, montaj, bakım ve kart basım maliyetleri içerir. Bulut tabanlı sistemler ise aylık abonelik ile çalışır ve donanım maliyeti sıfırdır. Güncel rakamlar ve örnek hesap: PDKS fiyatları 2026.
KVKK Uyumluluğu
6698 sayılı KVKK, biyometrik verileri "özel nitelikli kişisel veri" olarak sınıflandırır. Parmak izi ve yüz tanıma kullanan PDKS sistemleri ciddi yasal risk taşır (KVKK 2026/921 kararı; biyometrik veri toplamayan alternatif: KVKK uyumlu PDKS). KVKK m.18'e göre 2026 yılı için veri güvenliği yükümlülüklerine aykırılığın idari para cezası 256.357 TL ile 17.092.242 TL arasındadır.
Ölçeklenebilirlik
İşletmeniz büyüdükçe sistem de büyüyebilmeli. Yeni şube açtığınızda dakikalar içinde sistemi aktif edebilmelisiniz.
Entegrasyon
Bordro ve muhasebe yazılımlarıyla veri aktarımı yapılabilmeli. Excel aktarımı minimum gereksinimdir.
Mobil Destek
Hem personel hem yönetici mobil PDKS uygulamasından sisteme erişebilmeli.
QRAY: Yeni Nesil QR Kod PDKS
QRAY, dinamik QR kod, GPS konum doğrulama ve isteğe bağlı canlı konum takibini bir araya getiren, biyometrik veri toplamayan yeni nesil bir PDKS çözümüdür.
- Sıfır donanım maliyeti — mevcut cihazlarınız kiosk olur
- KVKK uyumlu — biyometrik veri toplanmaz
- Buddy punching imkansız — dinamik QR; sabit QR ve butonla girişte GPS doğrulaması
- Canlı konum takibi — saha personelini haritada izleyin (isteğe bağlıdır; şirket personelin rızasıyla açar; yalnız mesai süresince çalışır; konum geçmişi 90 gün saklanır)
- Otomatik puantaj ve hakediş — bordroya hazır aylık puantaj
- Mobil uygulama — iOS ve Android ücretsiz
Sonuç
PDKS sistemi seçerken maliyet, güvenlik, KVKK uyumluluğu ve ölçeklenebilirlik kritik faktörlerdir. Geleneksel donanım tabanlı sistemler yerini hızla bulut tabanlı, mobil öncelikli ve QR kod tabanlı yeni nesil çözümlere bırakmaktadır. Nasıl seçileceğini PDKS programı seçerken 12 kriter yazısında, adım adım kurulumu QR kod ile personel takibi rehberinde bulabilirsiniz; QRAY'i incelemek için: QRAY PDKS programı.
Sık sorulan sorular
PDKS'nin açılımı nedir?
PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır: çalışanların giriş-çıkış saatlerini kaydeden, çalışma sürelerini hesaplayan ve raporlayan sistem.
PDKS ne işe yarar?
Giriş ve çıkışları kaydeder; geç kalma, erken çıkış, fazla mesai ve devamsızlığı hesaplar; ay sonunda kayıtları izin ve tatillerle birleştirip puantajı hazırlar.
PDKS nasıl kullanılır?
Çalışan giriş ve çıkışta kaydını oluşturur: kart okutur, QR okutur ya da uygulamadan düğmeye basar. Yönetici panelden vardiyaları, izinleri ve düzeltmeleri yönetir, ay sonunda puantajı onaylar.
PDKS cihazı nedir?
Giriş-çıkışı kaydeden duvar tipi terminaldir: kart okuyucu, parmak izi okuyucu ya da yüz tanıma cihazı. QR ve mobil PDKS'de ayrı bir cihaz gerekmez; kayıt çalışanın telefonundan yapılır.
Mobil PDKS nedir?
Çalışanın kendi telefonundaki uygulamayla giriş-çıkış yaptığı PDKS'dir: iş yerindeki QR kodu okutarak ya da uygulamadan düğmeyle, gerekirse konum kaydıyla. Ayrıntı: mobil PDKS.
PDKS yasal mı, zorunlu mu?
Çalışma sürelerini belgelemek zorunludur (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9); bunun için PDKS şart değildir. Parmak izi ve yüz tanımayla mesai takibi KVKK'nın 2026/921 kararıyla hukuka aykırı sayılıyor; kartlı, QR ve mobil yöntemler biyometrik veri işlemez.
PDKS kayıtları nedir?
Çalışanların giriş-çıkış saatlerini, günlük durumlarını ve aylık puantajını gösteren kayıtlardır. İşyeri kayıtları olarak 10 yıl saklanır.
Ücretsiz PDKS programı var mı?
Kâğıt imza çizelgesi ve Excel ücretsizdir ama kayıtlar elle toplanır. Ücretsiz puantaj hesaplama aracı ve vardiya çizelgesi işinizi kolaylaştırabilir; bulut PDKS'lerin çoğu ücretsiz deneme sunar.
PDKS ile puantaj aynı şey mi?
Hayır. PDKS giriş-çıkış saatlerini kaydeder; puantaj bu kayıtları izin, rapor, tatil ve fazla mesaiyle birleştirip ay toplamını çıkarır. Ayrıntı: puantaj nedir?
